Définir ses besoins SI
La première étape lorsqu’on se lance dans un projet d’infogérance est de définir un cahier des charges. Il convient de lister et hiérarchiser, par ordre d’importance, les priorités et les éléments indispensables que l’on souhaite mettre en place via un partenariat avec un infogéreur.
Ceci, en faisant un état des lieux de la situation actuelle et en définissant ce vers quoi l’on souhaite tendre dans un monde idéal. Ce cahier des charges permettra de bien exposer son besoin aux prestataires que l’on consultera, et aidera à orienter sa décision en fonction des services proposés par chacun.
Cette stratégie IT, concernant la gestion de l’ensemble du système d’information, doit être mise en place en corrélation avec la stratégie globale de l’entreprise. De ce fait, direction générale et responsable de services doivent travailler communément sur ce sujet, en tenant compte des problématiques rencontrées par leurs collaborateurs. Ceci, afin de bien cibler les solutions vers lesquelles l’entreprise a besoin de tendre pour améliorer l’efficacité et le bon fonctionnement de son SI, dans le but de se recentrer sur son cœur de métier et gagner en productivité.
Bien choisir son partenaire d’infogérance informatique
Il est en effet question de nouer une relation de partenariat de confiance et d’exclure toute relation de « client/fournisseur » d’infogérance. Confier la gestion de son parc informatique à un prestataire externe, incluant donc la protection de ses données, nécessite d’établir une forte relation et que ce dernier inspire un sentiment de sécurité.
Les besoins d’une entreprise peuvent évoluer rapidement, tout comme les effectifs, le volume des équipements et des données à gérer. Il est donc essentiel que le prestataire sélectionné ait une bonne connaissance du SI de l’entreprise, sache faire preuve de réactivité et soit proactif dans ses actions et ses conseils.
Établir une fin de collaboration (si engagé avec un autre prestataire d’infogérance)
Cette étape doit également être anticipée et bien cadrée. Le prestataire sortant devra être prévenu du souhait de rompre le contrat, suffisamment en amont de la date anniversaire (généralement 3 mois), via une lettre recommandée avec avis de réception. Aussi, ce dernier devra prendre en charge la phase de transition en communiquant au client toutes les informations nécessaires à la gestion du parc, qu’il a en sa possession.
Réaliser un audit SI
Faire réaliser un audit par son nouveau prestataire d’infogérance informatique est censé être inclus dans le contrat souscrit. En effet, il est essentiel pour le gestionnaire du SI de bien cibler le périmètre à infogérer, de déceler les potentielles failles de sécurité et axes d’amélioration à mettre en place. Ceci, afin d’adresser des recommandations au client et l’informer de l’ensemble des éléments relevés et conseils associés.
L’objectif premier étant avant tout de viser à une bonne sécurisation des données plutôt qu’effectuer des assistances utilisateurs. Et aussi de s’assurer que le parc est en bon état de fonctionnement et dispose des ressources matérielles nécessaires à la bonne productivité de l’entreprise. En effet, il est primordial de s’assurer que le SI ne présente pas d’élément pouvant entrainer une panne bloquante, qui entrainerait une interruption de service, et donc une perte financière.
Améliorer et communiquer
Parmi les éléments à prendre en compte lors de son choix de prestataire d’infogérance, l’amélioration continue doit être un des critères les plus importants. L’infogérant se doit effectivement d’être proactif, et de ne pas attendre les appels de ses clients pour réagir et donc rétablir une panne qu’il aurait pu anticiper et donc éviter.
En instaurant un monitoring du système d’information de son client, le prestataire est en mesure de superviser les postes, les équipements réseau, de sécurité et de sauvegarde. Il est ainsi capable d’appliquer les mises à jour et correctifs nécessaires afin de limiter les risques de dysfonctionnements.
À cela s’ajoute la communication associée, dans le but d’être totalement transparent avec le client concernant la santé de son parc ainsi que sur les actions effectuées et la gestion des assistances utilisateurs. Son rôle de conseil implique aussi de préconiser des évolutions techniques au client, de l’aider à se projeter dans le renouvellement de ses équipements et la gestion de son budget IT avec les prévisionnels associés afin de maîtriser ses coûts.
